Todas as denúncias devem ser efetuadas de boa-fé e com motivos razoáveis.
Pode prestar informações, provas e factos relativos a eventuais infrações, em regime de anonimato ou identificando-se. Caso pretenda permanecer anónimo, não deverá submeter qualquer informação de carácter pessoal ou outra, que permita uma identificação. Mesmo em caso de anonimato é possível manter o contacto com o denunciante através da caixa de correio de comunicação que é protegida e acessível apenas pelo denunciante, onde nenhum registo de endereço de IP, data ou hora são armazenados no sistema.
A cada denúncia apresentada será atribuído um código único para sua identificação. A consulta do processo, por parte do denunciante, faz-se mediante a introdução do código único e de password definida pelo próprio, aquando submissão da denúncia.
A informação a apresentar no âmbito da denuncia, deve conter, sempre que possível ou aplicável, uma explicação detalhada sobre a possível infração, incluindo informação sobre datas, identificação das pessoas e entidades envolvidas. Deve ainda ser suportada, se possível, com documentação.
A Equipa Responsável do Canal de Denúncias realizará uma análise preliminar sobre os factos denunciados e o material de prova em anexo, e procederá à qualificação temática dos mesmos. Quando os factos declarados numa denúncia revistam especial gravidade, remeterá com a máxima celeridade um relatório extraordinário.
A Equipa responsável pelo tratamento de denúncias procederá à abertura de um processo para cada uma das denúncias registadas, cujo código de identificação coincidirá com o código de identificação da denúncia e no prazo máximo de sete dias notifica o denunciante, da receção da denúncia.
Após apreciação da denúncia, da sua qualificação e de todos os documentos de suporte, o Responsável do Canal de Denúncias da CMO, tomará uma decisão sobre cada processo, que poderá consistir na abertura de uma investigação ou no encerramento do processo, quando a denúncia for totalmente infundada. Em todo o caso, será comunicado ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, num prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia.
Serão adotadas, conforme o caso, as medidas cautelares oportunas para evitar a repetição dos factos denunciados durante o procedimento da investigação e para assegurar os meios de prova que podem ser obtidos.
No decorrer dos atos internos de verificação das alegações contidas na denúncia, a equipa responsável pelo tratamento de denúncias do Município de Olhão, pode pedir elementos e informações adicionais ao denunciante, de modo a obter um conhecimento claro e completo da situação exposta.
As denúncias recebidas neste âmbito serão conservadas, nos termos da Lei, por um período não inferior a cinco anos.